Phase P2aktuell

# Business Case — WohnAgent

**Phase:** P2 — **Status:** active — **Version:** v3 — **Erstellt:** 2026-06-10 13:55

## Executive Summary

WohnAgent baut eine ERP-native KI-Agentenschicht für die deutsche institutionelle Wohnungswirtschaft. Bestandshalter ab 3.000 Einheiten leiden unter Fachkräftemangel, wachsendem Regulierungsdruck (ESG, GEG, CSRD) und ineffizienten Kernprozessen — obwohl operative Daten bereits in ERP-Systemen (Aareon Wodis, Haufe wowinex, SAP RE-FX) vorhanden sind. WohnAgent automatisiert wiederkehrende ERP-Workflows ohne Systemwechsel und ohne IT-Transformation.

**Kernthese V3:** ERP-agnostische Agentenschicht + proprietäre Wohnungswirtschafts-Ontologie + DSGVO-konformes On-Prem-Deployment. Differenzierung gegenüber ERP-Anbietern: ERP-agnostisch, schnellere Lieferung (Wochen statt Monate), kein Vendor-Lock-in.

**First-Mover-Fenster:** 12-18 Monate. Aareon und Haufe haben KI-Roadmaps angekündigt, aber noch kein GA-Produkt mit Write-Back-Fähigkeit. Enterprise-Entwicklungszyklen: 18-36 Monate.

**Preismodell:** 12-18 EUR/Einheit/Jahr (value-based SaaS/Lizenz).  
**SAM:** ~45 Mio. EUR ARR.  
**Ziel-ARR nach 3 Jahren:** ~4 Mio. EUR (Base-Case, 45 Kunden).

## Problem

### Primärer Schmerz: Drei systemische Engpässe

**1. Betriebskostenabrechnung (BKA) — Prozess-Blackhole**
- Ø 3-4 h manueller Aufwand pro Einheit/Jahr (GdW/Haufe-Akademie 2023)
- Bei 5.000 Einheiten: 15.000-20.000 Arbeitsstunden/Jahr für einen einzigen Prozess
- Fehlerquote führt zu Mieterreklamationen und juristischen Folgekosten
- ERP-Daten existieren, werden aber per Hand in Excel übertragen und manuell geprüft

**2. Mieteranfragen — Skalierungsproblem**
- 60-80 % aller Anfragen laufen telefonisch oder per E-Mail
- Durchlaufzeit 1-3 Tage; saisonale Spitzen (BKA-Saison Jan-März) erzeugen systemische Personalengpässe
- Standardantworten (Kontostand, Mietbescheinigung, Handwerkerstatus) könnten zu 70 % automatisiert werden (Basis: interne Schätzung, zu validieren)

**3. ESG/Regulatorik — neue Datenlast**
- EU-Taxonomie, GEG-Konformität, CSRD: neue Aggregationsanforderungen für Bestandshalter ab 500 Mio. EUR Bilanzwert
- ERP-Daten vorhanden, aber kein strukturierter Reporting-Layer; manueller Aufwand x3 gegenüber 2022 (GdW-Klimareport 2024)
- Kommunale Wohnungsunternehmen unter besonderem Öffentlichkeits- und Prüfdruck

### Warum jetzt? (Technology-Window)

- LLMs + strukturiertes Tool-Calling (GPT-4o-mini-Niveau) seit Q4 2024 zuverlässig für ERP-Write-Back-Szenarien nutzbar
- Aareon AI (2024 angekündigt): KI-Roadmap öffentlich, kein Agenten-Produkt mit Write-Back in GA
- Haufe: Copilot-Integration angekündigt, ebenfalls kein GA mit ERP-Schreibzugriff
- ERP-Anbieter bauen mit Enterprise-Zyklen (18-36 Monate) → externes Team kann schneller liefern

## Lösung

### Architektur-Prinzip

WohnAgent ist keine neue Software — es ist eine Agentenschicht über bestehende ERPs.

**Kernprinzip:** ERP lesen → KI-Verarbeitung mit Branchenontologie → Zurückschreiben ins ERP via native API oder RPA-Adapter. Kein Rip-and-Replace. Deployment in Wochen, nicht Monaten.

### Branchenontologie (Moat-Fundament)

Die proprietäre Wohnungswirtschafts-Ontologie ist der primäre Differenzierungsfaktor:
- Normiertes Datenmodell: Einheiten, Mietverhältnisse, BKA-Positionen, Instandhaltungstickets, ESG-Kennzahlen
- ERP-Mapping-Library: Aareon Wodis (Priorität 1), Haufe wowinex (Priorität 2), SAP RE-FX (Priorität 3)
- Aufgebaut iterativ mit erstem Pilotkunden; proprietär und schwer imitierbar

### Use-Case-Matrix (priorisiert)

| Prio | Use Case | Schmerz-Score | ERP-Aktion | Validierungsstatus |
|---|---|---|---|---|
| P0 | BKA-Agent | Kritisch | Read + Write | Ungetestet |
| P0 | Mieter-Copilot (Chatbot + ERP-Query) | Hoch | Read-only | Ungetestet |
| P1 | Instandhaltungs-Agent | Mittel | Read + Write | Ungetestet |
| P1 | ESG-Reporting-Agent | Mittel-Hoch | Read-only | Ungetestet |
| P2 | ERP-Onboarding-Assistent | Niedrig | Read-only | Deferred |

### Deployment-Optionen

| Modus | Zielkunde | Vorteil |
|---|---|---|
| Private Cloud (Managed SaaS) | Private Bestandshalter | Schnellste Time-to-Value, geringste IT-Anforderungen |
| On-Prem (Docker/K8s) | Kommunale Unternehmen | DSGVO-Compliance, interne IT-Richtlinien erfüllbar |
| Hybrid | Großverwalter | Prozess-spezifisch konfigurierbar |

## Marktgröße

| Segment | Berechnung | Wert |
|---|---|---|
| TAM | ~6 Mio. verwaltete Einheiten organisierter Wohnungswirtschaft x 15 EUR | 90 Mio. EUR ARR |
| SAM | ~500 Unternehmen ab 5.000 Einheiten x Ø 6.000 Einh. x 15 EUR | 45 Mio. EUR ARR |
| SOM (Y3) | 45 Pilotkunden x Ø 6.000 Einh. x 15 EUR | ~4,0 Mio. EUR ARR |

**Segmentübersicht:**
- ~1.500 Unternehmen verwalten 3.000-10.000 Einheiten (Primärzielgruppe)
- ~150 kommunale/genossenschaftliche Bestandshalter mit >10.000 Einheiten (langsamer Zyklus, hoher ACV)
- Verwalter/Asset Manager (sekundär, ab Phase 2 GTM)

**Validierungshinweis:** SOM-Annahme setzt 12-15 Neuabschlüsse/Jahr ab Y2 voraus. Kommunale Entscheidungszyklen: 6-18 Monate. Private Bestandshalter: 3-6 Monate. Portfolio-Strategie empfohlen: schnelle Private zuerst als Referenzfälle, Kommunale ab Y2.

## Erlösmodell und Unit Economics

### Primärmodell: SaaS/Lizenz-Subscription

| Tier | Einheiten | Preis/Einheit/Jahr | ARR/Kunde | Min. Commitment |
|---|---|---|---|---|
| Starter | 2.000-5.000 | 18 EUR | 36-90k EUR | 12 Monate |
| Scale | 5.000-15.000 | 15 EUR | 75-225k EUR | 24 Monate |
| Enterprise | >15.000 | 12 EUR | 180k+ EUR | Custom |

### Dreijahres-Forecast

| Szenario | Y1 ARR | Y2 ARR | Y3 ARR | Kunden Y3 |
|---|---|---|---|---|
| Konservativ | 180k | 1,2 Mio. | 2,5 Mio. | 25 |
| Base | 360k | 2,0 Mio. | 4,0 Mio. | 45 |
| Optimistisch | 720k | 3,5 Mio. | 7,0 Mio. | 60 |

### Unit Economics (Schätzung / Hypothese, Stand: Pre-Pilot)

| Kennzahl | Schätzung | Annahme |
|---|---|---|
| CAC | 20.000-35.000 EUR | Persönlicher Vertrieb + Fachmessen (EXPO REAL, ExpoWohn) |
| ACV (Ø Neukunde) | 90.000 EUR | 6.000 Einheiten x 15 EUR |
| Gross Margin | 70-80 % | SaaS-Modell; On-Prem marginal teurer (Setup-Aufwand) |
| LTV (3 Jahre, 0 % Churn) | 270.000 EUR | Validierung nach Pilotphase |
| LTV/CAC | 8-13x | Plausibel, vor Pilot-Daten hypothetisch |
| Payback Period | 3-5 Monate | Nach erster Jahreszahlung |

**Sekundärmodell:** ERP-Integrationsservices (einmalig, 10-25k EUR/Kunde). Entscheidung nach Pilotphase: kostenpflichtig oder in Lizenz inkludiert (Implikation für Gross Margin beachten).

**Erweiterungsmodell (ab Y2):** Anonymisierter Benchmark-Report für Kunden (Branchendaten-Netzwerkeffekt) als Upsell oder Retention-Feature.

## Go-to-Market-Strategie

### Phase 1: Referenzkunde (Monate 0-6)

- **Ziel:** 1 zahlender Pilotkunde; LOI in Woche 8, Vertrag in Woche 16
- **Zielprofil:** Privater Bestandshalter, 5.000-8.000 Einheiten, Aareon Wodis oder Haufe wowinex, innovationsoffene Geschäftsführung
- **Einstieg:** GdW-Netzwerk, Haufe-Akademie-Events, persönliche Referenz, LinkedIn-Outbound (IT-Leitung / digitaler GF)
- **Erfolgskriterium:** BKA-Agent produktiv, mind. 30 % Aufwandsreduktion messbar, NPS >= 7

### Phase 2: Early-Adopter-Cluster (Monate 6-18)

- 5-10 Kunden via Referenz + EXPO REAL (Oktober) + Direktvertrieb
- Produktkatalog erweitern: Mieter-Copilot als Add-on, ESG-Agent als Pilotmodul
- Erster dedizierter Account Manager eingestellt (ab Monat 9)
- Erste öffentliche Case Study mit Referenzkunde (Zustimmung vorab klären)

### Phase 3: Scale (Monate 18-36)

- Kommunale Unternehmen als zweites Segment erschließen (separates GTM-Playbook nötig)
- GdW-Partnerschaft oder Rahmenvertrag anstreben
- ERP-Konnektoren-Library erweitern (SAP RE-FX als Priorität für Enterprise)
- Series A Vorbereitung bei Erreichen Base-Case ARR

## Wettbewerb und Differenzierung

| Kategorie | Beispiele | Schwäche | WohnAgent-Vorteil |
|---|---|---|---|
| Portale/Apps | ImmoScout, Mieter-Apps | Nur UI, kein ERP-Write-Back | Tiefer ERP-Layer |
| Insellösungen | KIWI, Remes | Einzelprozesse, kein Agenten-Hub | Plattform-Ansatz |
| Generische KI | ChatGPT-Wrapper, Copilot for Dynamics | Kein Branchenwissen, DSGVO-Grauzone | Ontologie + On-Prem |
| ERP-Anbieter | Aareon AI, Haufe KI-Module | Lock-in, Enterprise-Zyklus 18-36 Monate, kein GA-Write-Back | ERP-agnostisch, schneller |
| PropTech-KI | Stonal, Ownr, Pricehubble | Fokus Transaktion/Bewertung | Verwaltungs-Domäne, Prozess-Automatisierung |

**Verteidigungsmoat (aufgebaut über Zeit, Priorität):**
1. Branchenontologie (Wohnungswirtschafts-Datenmodell, ERP-Mappings) — Start sofort
2. ERP-Konnektoren-Library (Aareon + Haufe initial; SAP RE-FX ab Y2)
3. Kundendaten-Netzwerkeffekt (anonymisierte Benchmarks als Retention-Feature)
4. Switching-Kosten durch ERP-Konfiguration und Mitarbeiterschulung

## Hypothesen und Validierungsstatus

| ID | Hypothese | Priorität | Status | Validierungsmethode | Frist |
|---|---|---|---|---|---|
| H-P0a | Entscheider kaufen Agentenschicht ohne ERP-Migration | Kritisch | Ungetestet | 5+ qualitative Interviews (GF/IT-Leitung) | Woche 4 |
| H-P0b | ERP-APIs (Aareon Wodis) erlauben zuverlässigen Write-Back ohne Sandbox-Einschränkungen | Kritisch | Ungetestet | Technischer Spike mit Testinstanz | Woche 8 |
| H-P1 | 12-18 EUR/Einheit/Jahr wird von Piloten akzeptiert | Hoch | Ungetestet | LOI-Gespräche mit 2-3 Piloten, ROI-Kalkulator | Woche 12 |
| H-P2 | On-Prem-Deployment ist kaufentscheidend für kommunale Unternehmen | Mittel | Annahme | Direktes Pricing-/Compliance-Gespräch | Woche 8 |
| H-P3 | BKA ist stärkster Schmerz (vs. Mieteranfragen, ESG) | Mittel | Annahme | Problem-Ranking in Interviews | Woche 4 |
| H-P4 | GdW/Branchenverband als Vertriebskanal nutzbar | Niedrig | Offen | Kontaktaufnahme GdW-Digitalteam | Woche 16 |
| H-P5 | Sekundärmodell (Integrationsservices) erhöht CAC nicht signifikant | Niedrig | Offen | Pilot-Vertragsgespräch | Woche 16 |

**Kill-Criteria (Go/No-Go Woche 12):** Wenn H-P0a ODER H-P0b negativ → Pivot-Entscheidung vor Kapitalaufnahme. Pivot-Optionen: Read-only-Fokus (kein Write-Back), Verwaltungs-Software-Segment (statt Bestandshalter), Consulting-First.

## Risiken

| Risiko | Wahrscheinlichkeit | Impact | Mitigation |
|---|---|---|---|
| Aareon/Haufe launchen eigenes KI-Produkt mit Write-Back (<12 Monate) | 30 % | Hoch | First-Mover-Beziehungen aufbauen; ERP-Agnostizität als Differenzierung halten |
| ERP-APIs zu restriktiv für Write-Back (technische Blocker) | 35 % | Sehr hoch | Tech-Spike Woche 1-8 vor Pilotvertrag; RPA-Adapter als Fallback definieren |
| Lange kommunale Entscheidungszyklen (>18 Monate) | 60 % | Mittel | Private Bestandshalter als primärer Kanal; kommunale Segment ab Y2 |
| DSGVO/AI-Act für ERP-Schreibzugriff: regulatorische Unklarheit | 20 % | Hoch | Legal-Counsel Pilotphase; On-Prem als Compliance-Default; DPA-Muster vorbereiten |
| Founder-Fit: Domänenwissen Wohnungswirtschaft fehlt | Offen | Mittel | Beirat mit Branchenexpert:in (GdW-Netzwerk oder ehem. Aareon/Haufe) — Priorität 1 |
| Preiswiderstand: 15 EUR/Einheit zu hoch ohne ROI-Nachweis | 25 % | Mittel | ROI-Kalkulator (BKA-Stunden vs. Lizenzkosten) als Pflichttool im Vertrieb |
| Pilot-Abhängigkeit: erster Kunde bricht ab | 20 % | Hoch | Parallel zwei Pilotgespräche führen; LOI-Bedingungen klar definieren |

## Team-Anforderungen (Pre-Seed)

| Rolle | Profil | Anmerkung |
|---|---|---|
| CEO/Founding CTO | Full-Stack + LLM-Agenten + ERP-Integrationen | Muss ERP-Write-Back technisch verantworten; kein Profil = Killer |
| Domain Expert (Beirat) | Ehem. GdW / Aareon / Haufe oder Wohnungsunternehmen-IT-Leitung | Türöffner + Glaubwürdigkeit; ohne diese Person: GTM-Problem |
| Sales/BD (ab Y1 Q3) | Branchenerfahrung Wohnungswirtschaft | Persönlicher Vertrieb ist Pflicht; kein Inside-Sales-Modell in dieser Branche |

## Finanzierungsbedarf

**Ziel:** 12 Monate Runway bis erster zahlender Referenzkunde + LOI für 3 weitere.

| Posten | Betrag | Anmerkung |
|---|---|---|
| 2 FTE Entwicklung (ERP-Konnektoren + AI-Agenten-Layer) | 160.000 EUR | Lokale Marktrate Softwareentwicklung |
| 1 FTE Sales/BD (ab Monat 6) | 45.000 EUR | 6 Monate Anteil |
| Fachmessen + Vertrieb (EXPO REAL, ExpoWohn, Reise) | 25.000 EUR | Pflicht für Branchenvertrieb |
| Infra + Tooling + Piloten-Setup | 30.000 EUR | Cloud + On-Prem-Testumgebung |
| Legal + DSGVO-Beratung (ERP-Verträge, DPA, AI-Act-Check) | 15.000 EUR | Kritisch für B2B-Vertrauen |
| Buffer (15 %) | 41.000 EUR | |
| **Summe** | **316.000 EUR** | **Pre-Seed / Angel-Runde** |

**Finanzierungsoptionen (Priorität):**
1. Angel-Runde (250-350k EUR, 10-15 % Beteiligung) — Primäroption bei validiertem H-P0a/H-P0b
2. Pilotkunden-Vorauszahlung (50-100k EUR als Setup-Fee) — Bootstrapping-Hybrid, validiert Zahlungsbereitschaft
3. EXIST-Gründerstipendium — nur wenn akademischer Hintergrund vorhanden
4. KfW-Startgeld (100k EUR Kredit) — nachrangig, ergänzend

## Nächste Schritte (priorisiert, Sprint-Plan)

1. **Woche 1-4:** 5+ qualitative Interviews mit GF/IT-Leitern aus Wohnungsunternehmen → H-P0a + H-P3 validieren oder widerlegen
2. **Woche 1-8:** Technischer Spike Aareon Wodis API → Write-Back-Fähigkeit testen + DSGVO-Implikationen prüfen → H-P0b
3. **Woche 4-8:** ROI-Kalkulator BKA-Agent bauen (Stunden-Einsparung vs. Lizenzkosten) → Vertriebsargument quantifizieren
4. **Woche 4-8:** Beirat-Rekrutierung via GdW-Netzwerk (mindestens 1 Person mit Branchenzugang)
5. **Woche 8-12:** Erstes LOI-Gespräch mit Pilotkandidaten → H-P1 testen
6. **Meilenstein M1 (Woche 12):** Go/No-Go basierend auf H-P0a + H-P0b + erstem LOI-Signal. Positiv: Angel-Runde starten. Negativ: Pivot-Board-Session.

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